• Центр компетенций САПР
  • в строительстве с 1994 г.
Техподдержка

Техподдержка

Все о системах автоматизированного проектирования (САПР) и BIM технологии

Электронный архив - это не только хранение документации.

Pilot-ICE электронный архив

Электронный архив - это система структурированного хранения электронных документов. Какие же бизнес-эффекты от внедрения электронного архива получает организация?

Пойдем от глобальной цели — повысить прибыль компании. Можно достигнуть снижения издержек за счет внедрения автоматизированной системы электронного архива, а именно:

  • снижения трудоемкости размещения документации и ее передачи между сотрудниками,
  • снижения рисков утери или кражи документации,
  • снижения трудоемкости поиска актуальных версий ранее разработанной документации, регистрации документов и исключения ведения журналов.

Технически это обеспечивается за счет единой системы хранения документации на сервере предприятия, разделения прав доступа, версионирования документов и т.д.

При организации юридически значимого электронного документооборота в соответствии с 63-ФЗ "Об электронной подписи" предприятие может свести к нулю затраты на бумагу, время на печать, логистику и хранение бумажных документов.

электронный архивРис.1. Электронный архив

Единое информационное пространство организации

Однако, хранение документации — это только вершина айсберга. Гораздо большую выгоду может принести работа сотрудников в едином информационном пространстве, позволяющем не только хранить документацию, но и планировать выполнение работ и загрузку сотрудников, управлять документацией и контролировать все процессы, протекающие в организации. Рассмотрим на примере систем управления корпоративным контентом  Pilot (Pilot-ICE, Pilot-ECM), благодаря каким автоматизированным процессам происходит сокращение издержек, а значит и увеличение прибыли организации.

Использование систем Pilot позволяет минимизировать сложности планирования и упростить контроль выполнения работ в соответствии с планом. При таком подходе затраты на проведение план-фактного анализа и формирование отчетов по планам, процессам, разрабатываемой документации практически отсутствуют.

Бизнес-процессы становятся более прозрачными, по любым данным в системе можно провести анализ и принять управленческое решение.

Итак, какие бизнес-процессы помогут оптимизировать системы Pilot:

  • своевременное информирование о задачах и сроках их выполнения,
  • простая выдача задач и контроль исполнительской дисциплины,
  • распределение загрузки ресурсов (сотрудников),
  • оперативный поиск документации, связанной с задачей,
  • согласование документации в электронном виде,
  • оперативное получение информации о внесении изменений в документацию.

постановка и контроль заданий

Рис. 2. Работа с заданиями

Гораздо сложнее организовать электронный архив и работу в единой информационной среде с инженерными данными. Сложности возникают из-за работы инженеров в различных САПР: они создают связи между файлами, используют ссылки, формируют несколько документов из одного файла. Необходимо организовать коллективную работу с файлами - назначение прав доступа, блокирование файлов от внесения изменений, оперативное отслеживание изменений. При налаженной коллективной работе снижаются трудоемкость и риски разработки документации низкого качества.

Распределенная работа

Дальнейшее сокращение издержек может произойти, если организовать распределенную работу сотрудников. Например, когда для работы привлекаются удаленные сотрудники, сотрудники часто командируются, есть выделенные  подразделения, которые находятся территориально удаленно друг от друга.

Каких эффектов можно добиться за счет распределенной работы?

  • Сокращение затрат на ресурсы за счет привлечения к работе удаленных, менее дорогих сотрудников
  • Повышение производительности труда удаленных сотрудников и возможность их работы в равных условиях с локальными сотрудниками
  • Повышение производительности труда командированных сотрудников
  • Контроль исполнительской дисциплины командированных сотрудников
  • Снижение издержек на коммуникации между распределенными площадками

Возможности электронного межорганизационного документооборота

Дополнительное сокращение издержек можно получить при ведении межорганизационного юридически значимого документооборота. Например, пользователи системы Pilot-ICE применяют электронное согласование документации между проектной организацией, заказчиком и подрядчиками, а также при взаимодействии со службами экспертизы.

инфраструктура Pilot-ICEРис. 3. Инфраструктура Pilot-ICE

Благодаря возможности обмена пакетами документации система обеспечивает:

  • исключение затрат на формирование пакета документации для передачи контрагенту на согласование,
  • исключение затрат на бумагу и ее логистику до контрагента при юридически значимом документообороте,
  • исключение затрат на входной контроль документации от контрагента,
  • снижение рисков формирования и согласования низкокачественной документации,
  • сокращение времени на отработку замечаний и формирование пакета исправленной по ним документации.

Смотре

Теги: Pilot-ICE


« Вернуться на главную
Подписаться на блог

Популярные публикации

Облако тегов

Показать все

Авторы

Показать всех

Предложить тему для публикации

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

Подробнее