• Центр компетенций САПР
  • в строительстве с 1994 г.
Техподдержка

Техподдержка

Все о системах автоматизированного проектирования (САПР) и BIM технологии

Организация управления в малом бизнесе. Выгоды от использования системы управления документооборотом Pilot-ICE (2 часть)

Pilot-ICE

В предыдущей статье  мы рассмотрели технологические выгоды использования системы управления документооборотом Pilot-ICE в малом и среднем бизнесе.

Теперь рассмотрим, как функциональные особенности системы управления документооборотом Pilot-ICE позволяют оптимизировать привычные бизнес-процессы, сокращать затраты предприятия на ведение операционной деятельности.

Одной из важнейших задач для любого предприятия является сохранение ее интеллектуальной собственности. Ведь в результате деятельности предприятия создается архив проектов, технические решения которого в дальнейшем используются в качестве прототипа для реализации новых проектов, что сокращает сроки разработки ПСД.

Для этих целей необходимо организовать единое информационное пространство, в которое было бы удобно оперативно размещать документацию всем сотрудникам организации, но при этом защитить ее от случайного, и что страшнее, от намеренного, удаления. Также стоит определиться с ответом на вопрос, в каком формате хранить документы, чтобы их можно было бы легко открыть и обезопасить от внесения изменений.

Обратимся к системе управления документооборотом Pilot-ICE и разберем подходы в работе с электронными документами. Мы уже рассказывали в предыдущей статье "Организация управления в малом бизнесе. Выгоды от использования системы управления документооборотом Pilot-ICE" про диск Pilot-Storage, на котором происходит работа с редактируемыми исходными файлами. Диск наделен функциями коллективной работы с файлом.

После того, как файл был разработан, его нужно согласовать. С какими подводными камнями сталкиваются проектные организации? Файл в редактируемом формате не защищен от изменений, требует открытия именно в той версии программы, в которой был разработан, и вообще подвержен влиянию окружающей его информационной среды. Более того, для полноценной работы с такими файлами необходимо приобретение дорогостоящего ПО для каждого сотрудника, что далеко не всегда экономически оправдано (например, ГИПу, который не занимается непосредственно разработкой, а только согласовывает результаты работы проектировщиков). Также, форматы редактируемых файлов совершенно не годятся для долгосрочного хранения, еще и потому, что версии приложений живут недолго, а их обновление становится причиной некорректного отображения содержимого файла. Показательным примером на многих предприятиях становятся чертежи, выполненные в разных версиях САПР, с пользовательскими шрифтами и стилями линий.

 

Создание архива электронных подлинников

Для организации управления документооборотом и создания электронного архива специалисты рекомендуют применять документы в формате фиксированной разметки. В настоящее время можно рассматривать два формата файлов - XPS и PDF.  

Рассмотрим использование формата XPS как основу для документооборота в системе управления документооборотом Pilot-ICE, т.к. его использование позволяет получить максимум преимуществ.

Электронный архив в Pilot-ICEРис. 1. Электронный архив в Pilot-ICE

Во-первых, этот формат уже встроен в операционные системы Windows. Чтобы преобразовать редактируемый файл в документ XPS и разместить его в системе управления документооборотом Pilot-ICE, достаточно распечатать его на виртуальном принтере Pilot XPS, который устанавливается вместе с клиентским приложением системы. Таким образом, получаем электронный документ, защищенный от внесения изменений и возникновения искажений при его просмотре. Документ выглядит именно таким, как создал его автор, независимо от инструмента разработки.

Во-вторых, формат XPS является открытым (стандарт ECMA-388) и основан на XML, что позволяет разработчикам ПО для организации работы с электронными документами добавлять дополнительные функции: нанесение замечаний к документам, автоматический анализ содержимого, автоматическое сравнение версий и т. д.

В-третьих, формат XPS позволяет использовать в системе управления документооборотом Pilot-ICE усиленную электронную подпись согласно стандартам СПДС (с указанием роли подписанта) без установки дополнительного ПО, после чего документ становится электронным подлинником.

 

Обеспечение процесса согласования

Самые распространенные способы согласования документации: через электронную почту, индивидуально с участниками проекта, в ходе совещаний с руководством.

Любой из этих способов отнимает время и не позволяет собирать и удобно хранить информацию о замечаниях и изменениях по каждому документу. В системе управления документооборотом Pilot-ICE процедуру согласования можно упростить и ускорить, сделать ее более управляемой и прозрачной с помощью задания на согласование. Функционал дает возможность организовать параллельную проверку и подписание документа, а при необходимости — разделить процесс согласования документов на последовательные этапы и запускать их в работу постепенно. Данный способ управления документооборотом особенно помогает в ежедневной работе руководителей (например, ГИПов), которые могут приступить к проверке документа на самом последнем этапе, когда все остальные участники уже согласовали и внесли свои замечания.  Причем проставлять аннотации можно как текстовые, так и графические. Участники согласования могут комментировать документ одновременно, вести переписку по замечаниям без перезагрузки документа. Это особенно удобно для работы с фрилансерами, привлечение которых актуально при выполнении проектов в организациях малого бизнеса.

При выдаче задания на согласование автоматически создается запрос на электронную подпись с разделением ролей участников процесса. Система управления документооборотом Pilot-ICE позволяет разработать шаблоны заданий и использовать их для сокращения количества рутинных действий.

Работа с заданиями в Pilot-ICEРис. 2. Работа с заданиями в Pilot-ICE

Каждый пользователь системы управления документооборотом Pilot-ICE может самостоятельно описать свои типовые бизнес-процессы, например, по выдаче заданий смежным отделам или по выдаче заданий поэтапного согласования документов, что помогает быстро адаптировать систему под требования организации.

В целом, система Pilot-ICE позволяет организовать юридически значимый документооборот в соответствии с федеральным законом "Об электронной подписи" N 63-ФЗ, а также дает функции мобильного управления документооборотом. На практике, существует два способа получения сертификатов электронной подписи. Для внутреннего документооборота можно развернуть центр сертификации на сервере предприятия и использовать бесплатные простые электронные подписи, что позволит значительно сэкономить. А для внешнего юридически значимого документооборота с контрагентами необходимо применять квалифицированные электронные подписи.

Хотя переход с бумажного документооборота на электронный и стал повсеместным, для многих организаций использование электронной подписи на документе все еще непривычно — им не хватает отображения собственноручной подписи. Поэтому к системе управления документооборотом Pilot-ICE был разработан модуль расширения, позволяющий автоматически, при подписании документа электронной подписью, размещать на нем факсимильную подпись.

Для того чтобы проверить, исправлены ли все замечания к документу и не внесены ли какие-то дополнительные изменения, на помощь придет функционал автоматического сравнения версий документа по графике и тексту. Поиск различий осуществляется быстро, а главное, сокращается вероятность возникновения ошибок из-за снижения влияния человеческого фактора.

Для быстрого поиска в системе актуальной версии документа по его бумажной копии пригодятся штрихкод и текстовые метки. Данный функционал системы управления документооборотом Pilot-ICE обеспечит стопроцентное соответствие электронного документа его бумажной копии. Особенную ценность это имеет в рамках согласования документации с заказчиками или генподрядчиками.

Взаимодействие проектной организации с контрагентамиРис. 3. Взаимодействие проектной организации с контрагентами

Разработчик Pilot-ICE, компания АСКОН, выпустила собственную программу Pilot-XPS для просмотра файлов форматов фиксированной разметки XPS и DWFx, растровых форматов JPEG, PNG и TIFF, которая имеет больше возможностей для работы с документами по сравнению с Adobe Reader и встроенным просмотрщиком ОС Windows. В ней поддерживается просмотр и внесение в документ замечаний, ведение переписки по замечаниям, просмотр и подписание электронной подписью. Поддерживает хорошее качество и скорость рендеринга, профессиональные опции печати. С помощью Pilot-XPS проектная организация сможет вести документооборот с контрагентами (подрядчиками, заказчиками) «на одном языке» — использование Pilot-XPS для всех сторон остается совершенно бесплатным, при этом нет необходимости обеспечивать всех участников системы управления документооборотом Pilot-ICE.

Применение системы управления документооборотом Pilot-ICE позволит организациям малого и среднего бизнеса:

  • сократить время на подготовку и согласование документов,
  • ускорить распространение информации между сотрудниками,
  • организовать прозрачную схему взаимодействия участников проекта с контрагентами.

Узнать все выгоды применения системы управления документооборотом Pilot-ICE для малого и среднего бизнеса.

Смотреть выгоды и преимущества использования системы Pilot-ICE на предприятии 


 

Приглашаем принять участие в бесплатном вебинаре «Как организовать систему управления проектными данными и документооборотом для малого и среднего бизнеса», 21 февраля.

 

 Зарегистрироваться на вебинар

 

Теги: Pilot-ICE, Система управления проектной организацией, Система управления документооборотом


« Вернуться на главную
Подписаться на блог

Облако тегов

Показать все

Предложить тему для публикации

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

Подробнее