<img src="https://vk.com/rtrg?p=VK-RTRG-295420-dpLDc" style="position:fixed; left:-999px;" alt="">

Центр компетенций САПР
в строительстве с 1994 г.

Техподдержка

Техподдержка

Вернуться на главную

Как эффективно управлять проектной организацией с помощью Lement Pro

Banner_Lement

Главным продуктом любой проектной организации является проектная документация, а создающие этот продукт сотрудники — самый важный рабочий ресурс.

Задача руководства проектной организации — наладить внутренние процессы в компании таким образом, чтобы эффективность работы сотрудников и качество основного продукта были максимальными.

Для этого очень важно оградить персонал от выполнения изматывающей рутинной работы, повторяющейся день ото дня. Проектировщики должны заниматься проектированием и формированием главного продукта компании, а не операционной «текучкой», в том числе получение исходных данных от заказчика, создание шаблонов и другие операции по оформлению проектной документации. Особенно, если всё это можно автоматизировать с помощью специальной системы SODIS Docs.

Но это ещё не все факторы, снижающие эффективность. Проектировщики часто отвлекаются на лишний сбор данных и оформление ответов по замечаниям, используя неудобные форматы, предоставленные заказчиками (Word, PDF, Excel, электронная почта). А в ряде случаев такую документацию ещё нужно распечатывать.

Это неэффективно, потому что компания теряет рабочее время квалифицированных специалистов, а время работы проектировщиков — ваши деньги!

Вспомогательные процессы следует направить в сторону — на создание удобной инфраструктуры проектировщикам, которая поможет им получать необходимую информацию (быстро и в нужном виде). Всё это положительно скажется на итоговом результате при подготовке проектной документации.

Что можно сделать?

Все рутинные процессы компании, которые тем или иным образом касаются проектировщиков и требуют их участия, можно автоматизировать с помощью специальной платформы для проектных организаций Lement Pro.

Давайте рассмотрим основные возможности этого решения.

Всё в одном месте и всегда под рукой

Согласитесь, для продуктивной работы проектировщика важно, чтобы вся необходимая рабочая информация всегда находилась под рукой. К ней относятся:

  • актуальные исходные данные;
  • чёткие требования заказчика;
  • нормативная документация;
  • методологические рекомендации;
  • особые указания руководства;
  • сроки и график выполнения работы;
  • задания от разработчиков смежных разделов и т.д.

При соответствующей настройке информационных потоков в Lement Pro вся рабочая информация будет автоматически поступать проектировщику в нужный момент и всегда с ним находиться в актуальном состоянии.

all_in_you_hand_Lement

Работа с готовыми шаблонами

Наличие готовых шаблонов проектной документации существенно сохраняет время квалифицированных специалистов и увеличивает производительность их труда.

Каждый сотрудник в своей работе над новым проектом тем или иным образом пользуется собственными разработками. При этом важно, чтобы все шаблоны проектной документации хранились и совершенствовались централизованно в компании ответственными сотрудниками по направлениям (например, руководителями профилирующих отделов).

При запуске нового проекта система автоматически создаёт отдельный шаблон под конкретный проект с заполнением его рабочих параметров: шифры, наименование работ, реквизиты договора и заказчика, состав проекта и т. д.

После генерации шаблона по проекту система Lement Pro создает задачу ответственному проектировщику с уже с готовым шаблоном документа, исходными данными и техническим заданием.

Рабочее пространство для совместных коммуникаций

Подготовка проектной документации предусматривает взаимодействие проектировщика с другими участниками проекта (разработчиками смежных разделов, руководителями подразделений, ГИП). Платформа Lement Pro создаёт специальное электронное рабочее пространство для организации совместной работы, а также позволяет структурировать все коммуникации.

Каждый проектировщик получает свою персональную задачу по разработке проектной документации. Она является подзадачей комплексного задания по разработке проекта в целом, где назначается ответственный (например, ГИП или руководитель структурного подразделения).

Все участники проекта находятся в едином виртуальном рабочем пространстве и по ходу выполнения проектных работ могут в удобном для себя виде обмениваться информацией, в том числе используя мобильные устройства.

Communication

Lement Pro позволяет организовать коммуникации по двум наиболее распространённым моделям (в зависимости от стиля управления в компании):

  • проектировщики могут участвовать в общих задачах с обменом информацией и выдачей заданий (горизонтальное управление);
  • проектировщики могут действовать строго через ГИПа (вертикальное управление).

Для сбора и оформления документации мы рекомендуем дополнительно использовать систему SODIS Docs, позволяющую организовать совместную работу над каждым отдельным разделом, исключить ошибки и временные затраты проектировщиков на оформление документации.

Согласование и подписание проектной документации внутри компании

Согласование и подписание внутри компании — важный этап разработки проектной документации.

Система Lement Pro позволяет полностью автоматизировать эти процедуры. Причём это реализовано настолько удобно, что проектировщику достаточно завершить свою задачу по разработке документации, а дальше она самостоятельно уйдёт на согласование по установленному в компании маршруту (например, к руководителю отдела, потом к нормоконтролеру, после чего — к директору).

История переписки сохраняется в одном месте. Можно легко найти замечания, высказанные каждым участником процедуры согласования, а также все ревизии и правки документа.

Magic_button

Работа с изменениями и замечаниями

Как вы сегодня работаете с замечаниями заказчика? Давайте рассмотрим несколько распространённых ситуаций.

Замечания заказчика могут поступать по-разному: устно (самый нежелательный формат), в письменном виде на бумаге, в письме по почте, в виде вложенного (Word, Excel, PDF) документа по почте (так происходит в 90% случаев).

Что вы делаете дальше?

  • Эти замечания пересылаются по почте исполнителю с визой «в работу».
  • Проектировщик начинает своими руками набивать каждое замечание, формировать таблицу ответов и корректировать проектную документацию, чтобы отправить её дальше по маршруту согласования.
  • ГИП принимает правки, утверждает их и отправляет откорректированную документацию заказчику.

Как правило, такая процедура повторяется несколько раз. И в какой-то момент согласование заходит в тупик, назначается совещание по проекту. Все стороны готовятся к этому совещанию, просматривают документацию, изучают переписку и поднимают всю историю коммуникации с заказчиком.

Это знакомо каждой проектной организации. Пробовали ли вы оценить, сколько всё это отнимает времени и насколько усложняет работу над проектом? Учитывая, что аналогичная работа проводится по десяткам проектов одновременно, хаос приобретает масштаб катастрофы.

Как всё это упростить и упорядочить?

Вы можете наладить документооборот и всю операционную коммуникацию — отдельно регистрировать каждое замечание и запрос на внесение изменений в проектную документацию.

Изучите преимущества, которые станут возможны при использовании платформы Lement Pro:

  • при получении письма с замечаниями секретарь регистрирует каждое замечание в системе;
  • ответственный проектировщик или ГИП получает задачу с замечаниями;
  • ответы по каждому замечанию отдельно формируются в системе (без всяких сторонних офисных приложений и программ);
  • руководитель или ГИП в любой момент могут ознакомиться со всеми актуальными замечаниями и ответами;
  • замечания связываются с конкретными разделами проектной документации — если в системе открывается какой-то документ, она автоматически демонстрирует зарегистрированные замечания и правки;
  • все итерации замечание/правки легко выгружаются в удобном для заказчика формате (как правило, Excel) и отправляются ему на почту.

В результате каждый выполняет свои обязанности, более рационально распоряжается собственным временем и ответственнее подходит к устранению замечаний. Информация всегда находится под рукой, что упрощает контроль и экономит время каждого участника цепочки согласования изменений.

Электронный реестр и архив проектной документации

Те, кто застал работу в старые времена, помнят, как в соответствующие отделы проектных институтов сдавались архивные экземпляры проектной документации с подписями. Что происходит сегодня? Многие компании закрывают на это глаза и просто не ведут у себя юридически значимых архивов с подписями ответственных лиц. А там, где архивы ещё создаются, делается это всё равно по старинке, на бумаге.

При работе с платформой Lement Pro реестр и архив проектной документации автоматически сохраняются в системе без всяких на то усилий со стороны компании. В такой базе находится не только вся архивная документация, но и документы, которые находятся ещё только на стадии создания — есть возможность просмотра всех замечаний и согласований по каждому проекту. Автоматически формируется «база знаний», а также история выполнения работ с фиксацией всех согласований/отклонений/замечаний сотрудников и соответствующих сроков.

Lement Pro предоставляет возможность использования электронных цифровых подписей (ЭЦП), что делает всю процедурную сторону внутренних согласований юридически значимой.


Хотите узнать больше о возможностях Lement Pro? Например:

  • как мотивировать сотрудников и управлять бонусами;
  • как быстро и качественно делать коммерческие предложения клиентам;
  • как организовать цифровое строительство, строительный контроль и авторский надзор с применением BIM-технологий.

Оставьте заявку на расширенную консультацию и предоставление демо-доступа к платформе Lement Pro, а так же посмотрите запись вебинара по данному продукту

Получить консультацию по Lement Pro Смотреть вебинар по Lement Pro

Оставить комментарий к этой статье или задать вопрос автору можно на наших страницах в соцсетях Вконтакте или Facebook

Теги: Lement Pro, Система управления проектной организацией


Подписаться на блог

Популярные публикации

Облако тегов

Показать все

Авторы

Показать всех

Предложить тему для публикации

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

Подробнее