• Центр компетенций САПР
  • в строительстве с 1994 г.
Техподдержка

Техподдержка

Все о системах автоматизированного проектирования (САПР) и BIM технологии

Организация управления в малом бизнесе. Выгоды от использования системы управления документооборотом Pilot-ICE (2 часть)

Pilot-ICE

В предыдущей статье мы рассмотрели технологические выгоды использования системы управления документооборотом Pilot-ICE в малом и среднем бизнесе.

Теперь рассмотрим, как функциональные особенности системы управления документооборотом Pilot-ICE позволяют оптимизировать привычные бизнес-процессы, сокращать затраты предприятия на ведение операционной деятельности.

Одной из важнейших задач для любого предприятия является сохранение ее интеллектуальной собственности. Ведь в результате деятельности предприятия создается архив проектов, технические решения которого в дальнейшем используются в качестве прототипа для реализации новых проектов, что сокращает сроки разработки ПСД.

Для этих целей необходимо организовать единое информационное пространство, в которое было бы удобно оперативно размещать документацию всем сотрудникам организации, но при этом защитить ее от случайного, и что страшнее, от намеренного, удаления. Также стоит определиться с ответом на вопрос, в каком формате хранить документы, чтобы их можно было бы легко открыть и обезопасить от внесения изменений.

Обратимся к системе управления документооборотом Pilot-ICE и разберем подходы в работе с электронными документами. Мы уже рассказывали в предыдущей статье "Организация управления в малом бизнесе. Выгоды от использования системы управления документооборотом Pilot-ICE" про диск Pilot-Storage, на котором происходит работа с редактируемыми исходными файлами. Диск наделен функциями коллективной работы с файлом.

После того, как файл был разработан, его нужно согласовать. С какими подводными камнями сталкиваются проектные организации? Файл в редактируемом формате не защищен от изменений, требует открытия именно в той версии программы, в которой был разработан, и вообще подвержен влиянию окружающей его информационной среды. Более того, для полноценной работы с такими файлами необходимо приобретение дорогостоящего ПО для каждого сотрудника, что далеко не всегда экономически оправдано (например, ГИПу, который не занимается непосредственно разработкой, а только согласовывает результаты работы проектировщиков). Также, форматы редактируемых файлов совершенно не годятся для долгосрочного хранения, еще и потому, что версии приложений живут недолго, а их обновление становится причиной некорректного отображения содержимого файла. Показательным примером на многих предприятиях становятся чертежи, выполненные в разных версиях САПР, с пользовательскими шрифтами и стилями линий.

 

Создание архива электронных подлинников

Для организации управления документооборотом и создания электронного архива специалисты рекомендуют применять документы в формате фиксированной разметки. В настоящее время можно рассматривать два формата файлов - XPS и PDF.

Рассмотрим использование формата XPS как основу для документооборота в системе управления документооборотом Pilot-ICE, т.к. его использование позволяет получить максимум преимуществ.

Электронный архив в Pilot-ICEРис. 1. Электронный архив в Pilot-ICE

Во-первых, этот формат уже встроен в операционные системы Windows. Чтобы преобразовать редактируемый файл в документ XPS и разместить его в системе управления документооборотом Pilot-ICE, достаточно распечатать его на виртуальном принтере Pilot XPS, который устанавливается вместе с клиентским приложением системы. Таким образом, получаем электронный документ, защищенный от внесения изменений и возникновения искажений при его просмотре. Документ выглядит именно таким, как создал его автор, независимо от инструмента разработки.

Во-вторых, формат XPS является открытым (стандарт ECMA-388) и основан на XML, что позволяет разработчикам ПО для организации работы с электронными документами добавлять дополнительные функции: нанесение замечаний к документам, автоматический анализ содержимого, автоматическое сравнение версий и т. д.

В-третьих, формат XPS позволяет использовать в системе управления документооборотом Pilot-ICE усиленную электронную подпись согласно стандартам СПДС (с указанием роли подписанта) без установки дополнительного ПО, после чего документ становится электронным подлинником.

 

Обеспечение процесса согласования

Самые распространенные способы согласования документации: через электронную почту, индивидуально с участниками проекта, в ходе совещаний с руководством.

Любой из этих способов отнимает время и не позволяет собирать и удобно хранить информацию о замечаниях и изменениях по каждому документу. В системе управления документооборотом Pilot-ICE процедуру согласования можно упростить и ускорить, сделать ее более управляемой и прозрачной с помощью задания на согласование. Функционал дает возможность организовать параллельную проверку и подписание документа, а при необходимости — разделить процесс согласования документов на последовательные этапы и запускать их в работу постепенно. Данный способ управления документооборотом особенно помогает в ежедневной работе руководителей (например, ГИПов), которые могут приступить к проверке документа на самом последнем этапе, когда все остальные участники уже согласовали и внесли свои замечания. Причем проставлять аннотации можно как текстовые, так и графические. Участники согласования могут комментировать документ одновременно, вести переписку по замечаниям без перезагрузки документа. Это особенно удобно для работы с фрилансерами, привлечение которых актуально при выполнении проектов в организациях малого бизнеса.

При выдаче задания на согласование автоматически создается запрос на электронную подпись с разделением ролей участников процесса. Система управления документооборотом Pilot-ICE позволяет разработать шаблоны заданий и использовать их для сокращения количества рутинных действий.

Работа с заданиями в Pilot-ICEРис. 2. Работа с заданиями в Pilot-ICE

Каждый пользователь системы управления документооборотом Pilot-ICE может самостоятельно описать свои типовые бизнес-процессы, например, по выдаче заданий смежным отделам или по выдаче заданий поэтапного согласования документов, что помогает быстро адаптировать систему под требования организации.

В целом, система Pilot-ICE позволяет организовать юридически значимый документооборот в соответствии с федеральным законом "Об электронной подписи" N 63-ФЗ, а также дает функции мобильного управления документооборотом. На практике, существует два способа получения сертификатов электронной подписи. Для внутреннего документооборота можно развернуть центр сертификации на сервере предприятия и использовать бесплатные простые электронные подписи, что позволит значительно сэкономить. А для внешнего юридически значимого документооборота с контрагентами необходимо применять квалифицированные электронные подписи.

Хотя переход с бумажного документооборота на электронный и стал повсеместным, для многих организаций использование электронной подписи на документе все еще непривычно — им не хватает отображения собственноручной подписи. Поэтому к системе управления документооборотом Pilot-ICE был разработан модуль расширения, позволяющий автоматически, при подписании документа электронной подписью, размещать на нем факсимильную подпись.

Для того чтобы проверить, исправлены ли все замечания к документу и не внесены ли какие-то дополнительные изменения, на помощь придет функционал автоматического сравнения версий документа по графике и тексту. Поиск различий осуществляется быстро, а главное, сокращается вероятность возникновения ошибок из-за снижения влияния человеческого фактора.

Для быстрого поиска в системе актуальной версии документа по его бумажной копии пригодятся штрихкод и текстовые метки. Данный функционал системы управления документооборотом Pilot-ICE обеспечит стопроцентное соответствие электронного документа его бумажной копии. Особенную ценность это имеет в рамках согласования документации с заказчиками или генподрядчиками.

Взаимодействие проектной организации с контрагентамиРис. 3. Взаимодействие проектной организации с контрагентами

Разработчик Pilot-ICE, компания АСКОН, выпустила собственную программу Pilot-XPS для просмотра файлов форматов фиксированной разметки XPS и DWFx, растровых форматов JPEG, PNG и TIFF, которая имеет больше возможностей для работы с документами по сравнению с Adobe Reader и встроенным просмотрщиком ОС Windows. В ней поддерживается просмотр и внесение в документ замечаний, ведение переписки по замечаниям, просмотр и подписание электронной подписью. Поддерживает хорошее качество и скорость рендеринга, профессиональные опции печати. С помощью Pilot-XPS проектная организация сможет вести документооборот с контрагентами (подрядчиками, заказчиками) «на одном языке» — использование Pilot-XPS для всех сторон остается совершенно бесплатным, при этом нет необходимости обеспечивать всех участников системы управления документооборотом Pilot-ICE.

Применение системы управления документооборотом Pilot-ICE позволит организациям малого и среднего бизнеса:

  • сократить время на подготовку и согласование документов,
  • ускорить распространение информации между сотрудниками,
  • организовать прозрачную схему взаимодействия участников проекта с контрагентами.

Узнать все выгоды применения системы управления документооборотом Pilot-ICE для малого и среднего бизнеса.

Смотреть выгоды и преимущества использования системы Pilot-ICE на предприятии


Приглашаем посмотреть бесплатный вебинар «Как организовать систему управления проектными данными и документооборотом для малого и среднего бизнеса»

Зарегистрироваться на вебинар

Теги: Pilot-ICE, Система управления проектной организацией, Система управления документооборотом


« Вернуться на главную
Подписаться на блог

Популярные публикации

Облако тегов

Показать все

Авторы

Показать всех

Предложить тему для публикации

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

Подробнее