Проблемы при внедрении документооборота.

Как правило, цели внедрения документооборота в разных проектных и строительных компаниях похожи. Нужно контролировать большой объём информации, которая создаётся в процессе проектирования. Создаются новые чертежи, обновляются старые, приходят исходные данные, идёт обмен информацией с заказчиком. Поэтому первая цель внедрения системы документооборота – упростить доступ к актуальной информации. Этим основным функционалом обладают все системы управления проектными данными - это то, для чего они создавались, и то, что вскегда есть в «коробочной» версии. Но движения документов - это бизнес-процессы, и организация этих процессов в системе – тоже должна являться целью внедрения. И поскольку процессы в разных компаниях отличаются, то и внедрение каждый раз по-своему уникально.

Большая часть процессов стандартна и требует минимальной настройки. Простой пример такого процесса – разработка чертежа. Исполнитель получает исходные данные, разрабатывает чертёж, согласует его у определённых сотрудников и отчитывается постановщику о выполнении. У процесса получения корреспонденции может быть больше вариантов: от кого пришло письмо, какая информация в нём содержится - всё это может повлиять на то, какой процесс будет запущен в результате. Другой пример – процесс выпуска чертежей. Как правило, объединяет выпуск электронного и бумажного документа, а также отправку его в архив, поэтому может отличаться даже в очень похожих компаниях. Тем не менее реализация этих процессов заложена в каждой системе управления проектными данными.

Сложнее оказывается реализация тех задач, которые требуются не во всех компаниях, или сложно формализуемы. Наиболее частая из таких задач – показать процент выполнения (по всему проекту, либо по конкретной задаче). Сложность такой задачи заключается в том, что невозможно формально определить, сколько работы выполнено, и сколько ещё предстоит сделать. Как правило, есть несколько вариантов приблизительно посчитать необходимое значение, и в ходе внедрения выбрать наиболее подходящий. Так, например, для того, чтобы оценить процент выполнения, можно задать для всех типов задач нормативное время и считать отношение прошедшего времени к нормативу.

Последний тип задач появляется достаточно редко, но и наиболее тяжело реализуем. Это задачи, для решения которых нет подходящих функций системы документооборота. Чаще всего именно такие задачи определяют выбор компании в пользу той или иной системы, но иногда такая задача «осознается», когда система уже выбрана, куплена, и началось внедрение.

Одна из таких задач возникла при внедрении российской системы Pilot-ICE в одну из крупных проектных компаний. Важно отметит, что отличительной особенностью этой системы является преобразование документов в формат XPS. Это стандарт хранения графической и текстовой информации во многом аналог PDF. Формат создан Microsoft, и средство просмотра встроено в ОС Windows. К тому же, формат является открытым, что позволяет реализовать такие функции как штрихкодирование, или «красный карандаш». Минус этого формата в том, что его нет в приказе Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации от 21 ноября 2014 года № 728/пр «Об утверждении требований к формату электронных документов, представляемых для проведения государственной экспертизы проектной документации и (или) результатов инженерных изысканий». Таким образом, система публиковала чертежи в том виде, в котором требует экспертиза (при просмотре xps ничем не отличается от pdf), но в неподходящем формате. О проблеме сообщили разработчику, и в качестве решения был разработан модуль расширения, реализующий публикацию xps документа в pdf.

Таким образом, чтобы избежать проблем при внедрении систем управления проектными данными, необходимо:

  • Определиться с целями.

Если всё хорошо работает, то нет смысла что-то менять. Важно понять, что могло бы работать лучше, и поставить цель доработать это.

  • Формализовать процессы.

Системы документооборота реализуют заданные алгоритмы. Чтобы получить результат, нужно определить, какие исходные данные необходимы, как они попадут в систему и как будут обработаны.

  • Выбрать подходящую систему.

Представленные на рынке системы инженерного документооборота имеют свои особенности, и правильный выбор может существенно упростить процесс настройки.

Хорошая подготовка к внедрению позволит сократить время внедрения, облегчит обучение и дальнейшую работу пользователей, качественный результат будет достигнут быстрее.

По вопросам внедрения систем документооборота вы можете обратиться к нашим экспертам.

Обсудить внедрение систем документооборота с нашими специалистами 

 

Оставить комментарий к этой статье или задать вопрос автору можно на наших страницах в соцсетях Вконтакте или Facebook

Теги: Pilot-ICE, Электронный документооборот, Организация работы с электронными документами, Система управления документооборотом, Система инженерного документооборота


Автор: Денис Силин
Денис Силин
« Вернуться на главную
Подписаться на блог

Популярные публикации

Облако тегов

Показать все

Авторы

Показать всех

Предложить тему для публикации

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

Подробнее