• Центр компетенций САПР
  • в строительстве с 1994 г.
Техподдержка

Техподдержка

Система электронного документооборота Pilot-ICE

0011

 

Обмен документацией между службой заказчика, проектной организацией и службой эксплуатации

Все организации сталкиваются со следующими сложностями в своей работе: неконтролируемые изменения документации, отсутствие системы контроля разных версий, сложности контроля выдачи и получения задания. Весь маршрут согласования проходит в бумажном виде, что влечет за собой неоправданно большие затраты времени и бумаги. При внесении изменений в документацию, сданную в архив, весь процесс согласования повторяется по второму кругу, смежные отделы зачастую не обладают актуальной информацией.

Поэтому организации ищут решение, которое позволило бы им наладить коллективную работу с электронным документооборотом как внутри предприятия, так и с контрагентами, и отвечало бы следующим требованиям:

  • сокращение потерь времени, связанных с оборотом проектной документации,
  • формирование единой среды общих данных для проектирования;
  • обеспечение доступа сотрудников к единому архиву;
  • организация прозрачного процесса согласования ПД и РД: стадия согласования, отсутствие дублирования замечаний, контроль устранения замечаний, электронная подпись;
  • подготовка комплекта документации по требованиям службы экспертизы.

На примере системы Pilot-ICE Enterprise рассмотрим, какие задачи смогут решить участники строительных проектов. (Рис. 1)

01Рис.1.

С помощью системы заказчик определяет единые правила комплектации при создании проектной документации и для ее передачи на проверку и согласование. В этом поможет создание структуры проекта по шаблону, например, по требованиям постановления № 87.

Два способа организации взаимодействия с проектной организацией

Самый удобный способ для оперативного получения информации о ходе проекта - работа в единой базе данных. В таком случае заказчик может выдавать задания на создание необходимой документации, контролировать сроки, отслеживать в реальном времени создание чертежей и моделей. Вся созданная проектная документация будет надежно сохранена на сервере предприятия. Чтобы защитить её от внесения изменений или несанкционированного просмотра, остается только настроить права доступа.

Если же по каким-то причинам работа с контрагентами в одной базе неприемлема, тогда каждая организация работает в своей базе данных, а для согласования обменивается пакетами документов с помощью экспорта-импорта проектов. Заказчик загружает в свой электронный архив структурированную по правилам проектную документацию (комплект электронных подлинников, связанных с исходными файлами). (Рис. 2)

02Рис.2.

Далее начинается процесс проверки документации. Для этого в системе есть инструменты для простановки текстовых и графических замечаний, ведения переписки по ним, проставления статуса (принято/отклонено), формирования журнала замечаний. (Рис. 3)

03Рис.3. Работа с замечаниями

После этого пакет документации передается в проектную организацию для исправления. При импорте проекта в систему осуществляется входной контроль с формированием отчета: сколько документов было добавлено или изменено, сколько замечаний и электронных подписей появилось. Проектная организация вносит изменения в документацию согласно полученным замечаниям, формирует новую версию как исходных файлов, выполненных в САПР-инструментах, так и электронных документов в не редактируемом формате. В системе можно всегда отследить, кто и когда создавал версии, и при необходимости вернуться к любой из них. Далее заказчик проверяет исправленную документацию, для этого есть удобный функционал для сравнения версий по тексту и геометрии. В случае отсутствия замечаний подписывает их электронной подписью (ЭП). Для ведения юридически значимого электронного документооборота ЭП приобретается в Удостоверяющих центрах. В системе Pilot-ICE фиксируется роль подписанта, его должность, а сам сертификат подписи доступен для просмотра.

Согласованный и подписанный комплект проектной документации одним действием можно выгрузить из системы в удобном html-файле и передать в службу экспертизы или на строительную площадку для просмотра в браузере, либо организовав подключение к общей базе с помощью компьютера или планшета. (Рис. 4)

04Рис.4. Просмотр проекта в браузере

Это позволит сверить бумажную версию в руках строителя с финальным утвержденным вариантом. Тем самым, с помощью работы в Pilot-ICE исключаются коллизии из-за работы с неактуальной документацией в процессе проектирования, строительства, ремонта и эксплуатации. (Рис. 5)

05Рис.5. Схема решения Pilot-ICE Enterprise

Применение системы документооборота Pilot-ICE на практике

Крупнейший застройщик Северо-Запада, АО «Эталон ЛенСпецСМУ», подключил всех своих подрядчиков и генеральных проектировщиков к работе в системе Pilot-ICE Enterprise. И каждый новый контрагент, с которым начинает сотрудничать компания, тоже начинает использовать систему.

Проектировщики подрядных организаций устанавливают у себя клиентское приложение системы, удаленно подключаются к серверу «ЛенСпецСМУ», выкладывают проектную документацию и отправляют на согласование экспертам «ЛенСпецСМУ». Затем, получив замечания и отработав их, актуализируют версии документов. При этом никто ничего лишний раз не печатает на бумаге — строительным подрядчикам тоже предоставляется доступ к базе данных «ЛенСпецСМУ», и они печатают то количество экземпляров, которое необходимо на стройке.


Узнать больше о совместной работе в системе Pilot-ICE вы можете, посмотрев запись вебинара «Обмен документацией между службой заказчика, проектной организацией и службой эксплуатации»

Смотреть запись вебинара

Оставить комментарий к этой статье или задать вопрос автору можно на наших страницах в соцсетях Вконтакте или Facebook

Теги: Pilot-ICE


« Вернуться на главную
Подписаться на блог

Популярные публикации

Облако тегов

Показать все

Авторы

Показать всех

Предложить тему для публикации

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

Подробнее